3 erreurs courantes lors de l’organisation d’un événement
Cette année, j’ai eu l’occasion d’assister à de nombreux événements et, outre le fait que je suis particulièrement heureuse de constater que l’industrie est de nouveau sur les rails, j’ai repéré quelques petites erreurs qui pourraient être facilement évitées.
Si l’organisation d’un événement n’est pas votre activité principale, je vous conseille de prendre contact avec une agence professionnelle. Un organisateur d’événements pourrait se charger de toute l’organisation ou vous proposer des séances de formation rapide pour améliorer vos compétences et faire de votre événement un moment inoubliable et sans faille.
Voici quelques erreurs communes à éviter lors de l’organisation et de la planification d’un événement :
Oublier de mentionner la tenue requise
Malheureusement, je rencontre souvent cette erreur lors d’événements d’entreprise et même lors de certains mariages.
J’ai récemment été invitée à des conférences et des exposés très intéressants, où je pouvais ramener un +1 et la question qui suit à l’invitation est « comment dois-je m’habiller pour cet événement ? ».
Nous vivons peut-être dans un monde plus libéral aujourd’hui, où chacun est accepté tel qu’il est et c’est très bien. Cependant, une phrase de deux mots ne coûte pas grand-chose et pourrait faire gagner beaucoup de temps aux gens qui cherchent à savoir comment s’habiller.
Mentionner les codes vestimentaires dans les invitations donne le ton de l’événement et permet également d’éviter les déceptions et les situations embarrassantes.
Oublier de demander les régimes alimentaires spéciaux
Outre le fait qu’une personne peut être mortellement allergique à un ingrédient, il est essentiel de demander aux invités s’ils ont des besoins alimentaires ou restrictions particuliers lorsqu’on planifie un repas avec un menu assis.
De nos jours, de nombreuses personnes ont choisi une voie plus saine en termes d’alimentation : elles ont réduit les produits laitiers et le gluten, elles ne mangent plus de viande rouge et elles consomment autant que possible des produits locaux et de saison.
Ce n’est plus une tendance d’être végétalien ou végétarien, c’est un mode de vie. Par conséquent, à moins que le chef ait créé un menu tout compris (ce qui est presque impossible), il est extrêmement important de poser la question à vos invités à l’avance.
De plus, si vos invités ont un menu différent, je suggère fortement d’éviter tout type d’étiquette sur la table d’style « végétaliennes » ou autocollants. Un personnel qualifié pourrait utiliser un autre type de technique pour se rappeler qui a un repas différent, sans l’exhiber devant le reste de la table.
Lorsque vous réunissez un groupe de personnes avec des coutumes diverses, une solution pourrait être de proposer un cocktail dînatoire / déjeunatoire au lieu d’un plat assis.
Vous pourrez ainsi offrir une proposition variée de canapés et de stations culinaires en direct où chaque invité trouvera son bonheur. Plus idées de menus.
Oublier de remercier vos invités
Le jour de la fête, l’hôte peut être submergé par de nombreux aspects de l’organisation et de la coordination ; cependant, il est essentiel de vous mêler à vos invités et de les remercier d’être venus à la fête.
De même, l’envoi de notes de remerciement après l’événement à vos invités est un geste poli et apprécié.
Si vous avez organisé un événement d’entreprise, l’envoi d’une note de remerciement peut se faire par email, en vous permettant au même temps d’assurer le suivi des discussions qui ont eu lieu pendant l’événement et d’obtenir un retour d’information à son sujet (surtout s’il s’agit d’un événement annuel). Cela peut également être l’occasion de partager des informations sur la couverture de l’événement, y compris les photos.
Naturellement, la personnalisation de l’e-mail (ou de la lettre, d’ailleurs) dépendra du nombre de participants. Cela peut prendre du temps, mais je vous recommande d’ajouter une touche personnelle.
Il en va de même pour un événement social. Il est essentiel de remercier les invités si vous avez organisé un événement caritatif ou une collecte de fonds. Il est également impératif de faire part du montant collecté, des projets qui seront entrepris à l’avenir et de fournir une couverture médiatique (s’il y en a eu une).
Ce n’est pas seulement une question de courtoisie ; ce geste parle de vous et de la façon dont vous traitez les autres. Dire merci ne vous coûte rien et c’est la bonne chose à faire.
