Que la fête commence !

Maintenant que vous avez choisi votre lieu de réception et votre traiteur, il est temps de parler de la fête.

L’animation est une autre colonne d’un événement réussi ; le choix du bon partenaire est aussi essentiel que la sélection d’un délicieux menu. Comme pour tout autre fournisseur professionnel, pensez à commencer vos recherches et à réserver tôt dans le processus d’organisation. Les bons s’arrachent très vite, surtout en haute saison.

Définissez votre artiste : un DJ ou un groupe ? 

C’est la question à un million de dollars lorsqu’on organise un événement ou un mariage. En fin de compte, la réponse dépendra de votre budget. Si vous avez alloué une somme importante au divertissement et que vous pouvez avoir les deux, allez-y! 

Dans le cas d’un mariage, vous pouvez demander à une partie du groupe de se produire pendant la cérémonie et le cocktail, puis à nouveau pour ouvrir la « fête ». Pendant ce temps, le DJ peut jouer vos chansons préférées au dîner, puis prendre le relais pour l’après-fête.

Comme vous le savez peut-être, engager un groupe est généralement plus cher qu’engager un DJ (il y a plus de bouches à nourrir). Ils ont également besoin de plus d’espace. Vous devez donc vous assurer que la salle a une capacité suffisante pour les accueillir, eux et leurs instruments. Pourtant, rien ne mettra plus le feu dans votre fête que l’énergie d’un groupe. La musique en direct, lorsqu’elle est bien interprétée, peut faire toute la différence dans un événement.

D’un autre côté, un DJ a besoin d’une petite installation, l’espace est donc rarement un problème. En outre, et c’est un point pertinent, vous pouvez vraiment obtenir un excellent DJ pour le coût d’un groupe. 

Si vous ne pouvez pas vous décider et que vous ne pouvez pas avoir les deux, un compromis viable pourrait être un DJ et un seul musicien. Un trompettiste, un saxophoniste ou un violoniste, avec un DJ, est une combinaison atomique. J’ai vécu des expériences inoubliables en utilisant ce format, et je ne peux que vous le recommander.

Trouver les meilleurs partenaires

En travaillant avec un organisateur d’événements, vous économiserez beaucoup de temps et d’argent. L’une des principales raisons de travailler avec un organisateur d’événements professionnel est son réseau. Comme ils ont organisé de nombreux événements auparavant, ils ont testé les artistes et peuvent vous recommander celui qui est idéal pour vous.

Si vous organisez vous-même votre événement, je vous suggère d’obtenir autant de avis que possible. Demandez autour de vous, vos amis et votre famille ont certainement assisté à un mariage ou à un autre type d’événement où ils ont apprécié le groupe ou le DJ. Googlez-les, utilisez les réseaux sociaux, utilisez les hashtags, et tout ce que vous pouvez, afin de faire une liste de vos préférés. Lorsque vous contactez l’artiste, demandez des vidéos de ses précédentes prestations et des références.

Il va sans dire que vous devez rencontrer le DJ ou le groupe (ou le manager) au préalable, surtout s’il s’agit d’un mariage. Votre feeling, comme toujours, est crucial.

Rencontrer les artistes

Comme je le dis toujours, vous devez suivre votre instinct lorsque vous engagez des fournisseurs et ici, il n’y a pas d’exception. L’animation est tout aussi important que la nourriture que vous servez. Tout le monde veut s’amuser.

Donc, pour être sûr de prendre la bonne décision, préparez votre rendez-vous. Notez absolument toutes les questions que vous avez en tête. Elles seront peut-être répondues avant que vous ne les posiez, mais vous devez quitter la réunion en ayant le sentiment que rien n’a été oublié. Voici quelques exemples de ce que vous pourriez demander :

Dans combien de mariages (ou le type d’événement que vous organisez) vous êtes-vous produit ?

Combien de mariages (ou le type d’événement que vous organisez) faites-vous par saison ?

Participez-vous à plus d’un événement par jour ?

Qui sera le DJ (si la personne que vous rencontrez est un représentant) ?

Pouvez-vous décrire votre style ?

Que faites-vous pour motiver la foule si personne ne danse ?

Acceptez-vous les demandes des invités ?

Et ainsi de suite…

Paiement et conditions

Une fois que vous avez décidé quel(s) artiste(s) se produiront lors de votre événement, il est temps de parler du budget, des paiements et des conditions. À ce stade, le montant du budget alloué à l’animation doit être confirmé. Sachant cela, vous devrez peut-être négocier et demander au fournisseur d’être transparent sur tous les coûts impliqués dans l’événement : le matériel audiovisuel est-il inclus ? Le transport est-il couvert ? Qu’en est-il de l’hébergement ? Ont-ils une assurance ?

En outre, tout doit être consigné par écrit et vous devez disposer d’un contrat pour justifier leur présence. Voici un point essentiel : que se passera-t-il en cas d’annulation ? Serez-vous remboursé ? Nous venons de sortir d’une pandémie, alors n’oubliez pas que ces choses-là arrivent. Si vous ne savez pas quelle part de votre budget vous devez allouer au divertissement, consultez notre article.

Derniers détails

Plus près de l’événement, vous devrez partager le programme complet de l’événement avec l’artiste, revérifier les horaires de montage et de démontage, les performances, la playlist et les répétitions.

Si de nombreux artistes sont impliqués, je recommande vivement de faire appel à un organisateur d’événements ou au moins à un coordinateur pour s’assurer que tout est sous contrôle et que les représentations se déroulent sans problème.