5 bonnes raisons d’engager un professionnel

Lorsque mon mari et moi avons décidé d’organiser notre mariage à Barcelone, nous avons pensé que c’était l’endroit idéal. La ville a tout pour plaire : plage, vie culturelle intense, vie nocturne encore plus intense, excellents restaurants et un temps magnifique. 

Étant originaires d’Argentine et de France, vivant en Suisse, et ayant de la famille et des amis venant du monde entier, nous ne pouvions pas imaginer un meilleur endroit. (et ça l’était).

Le mariage a été fixé à la mi-août, un mois normalement sec et chaud dans la ville catalane. Nous avons choisi une jolie chapelle dans les hauteurs de Montjuïc, avec une vue imprenable sur la ville et la mer. 

La réception aura lieu à l’extérieur sur la terrasse avec vue sur le paysage et le dîner dans un charmant monastère juste à côté de la chapelle. 

Au mois d’août, ils prévoient entre 20 et 27mm de pluie à Barcelone…vous voyez où je veux en venir ? Le jour J, quelques heures avant de me rendre à l’autel, alors que je me coiffais et me maquillais, l’équivalent de 2 mois de pluie est tombé en une heure.

Heureusement, au moment où la célébration a commencé, il n’y avait (presque) aucun nuage dans le ciel. Cependant, le monastère a été complètement inondé. Les canalisations n’ont pas supporté le grand volume d’eau et l’eau a débordé. 

Par conséquent, 3 heures avant le début de la cérémonie, nous n’avons pas de place pour la réception ni pour le dîner. Nous n’avons pas d’arrangements floraux, pas de nappes, pas de tables, pas de chaises… tout était sous l’eau.

Néanmoins, il y avait une chose que nous avions : une wedding planner incroyable. En un clin d’œil, elle a réussi à réorganiser tout le programme du mariage : déplacer la réception et le dîner à un autre endroit, louer un moyen de transport pour les invités et tout cela, en souriant et en restant positive. 

Après la cérémonie, les 100 invités se sont installés dans les navettes pour le nouveau lieu et la plupart d’entre eux n’ont pas réalisé que ce n’était pas le plan initial.

À ce moment-là, je travaillais dans le secteur depuis 10 ans et je savais très clairement que pour organiser mon mariage dans un pays étranger, j’aurais besoin de l’aide et des ressources d’un professionnel. Je ne regrette pas une seconde d’avoir laissé mon ego de côté et d’avoir fait appel à une wedding planner. Non seulement elle m’a sauvé la mise, mais elle m’a aussi donné la confiance nécessaire pour continuer et lancer Brightside.

Après avoir partagé mon expérience personnelle, laissez-moi vous donner 5 autres bonnes raisons pour lesquelles vous devriez travailler avec un organisateur d’événements professionnel :

Expérience

L’une des raisons pour lesquelles il est pratique d’engager une agence est son expérience. De nombreux professionnels du secteur ont commencé leur carrière en travaillant dans des hôtels, dans la restauration ou d’autres agences événementielles. Ils ont été formés et ont tout vu. Et croyez-moi, si, après tout cela, ils ont décidé de continuer sur cette voie, c’est parce qu’ils aiment ce qu’ils font.

Ils seront en mesure de vous guider à travers l’image globale de l’événement et d’entrer dans les moindres détails. Il vous guidera dans chaque étape et décision que vous prendrez, en vous éclairant sur les avantages et les inconvénients de celle-ci.

Leur expérience leur permettra également d’anticiper tout imprévu et de le gérer en douceur. 

Réseau

C’est peut-être la raison la plus importante pour laquelle vous devriez faire appel à un professionnel : son réseau.

Tout organisateur d’événements dispose d’un groupe de fournisseurs de confiance, qui ont été testés et approuvés au préalable.  

Ce point vous épargnera des centaines d’heures de recherche, de négociation, de tests, d’appels, de réunions, etc. 

Il sera en mesure de faire correspondre vos exigences avec le fournisseur parfait pour vous.

Avoir un réseau fiable est crucial dans notre secteur, mais il faut beaucoup de temps pour construire une relation qui fonctionne au fil des ans. C’est une tâche quotidienne pour nous, les agences, d’entretenir ces relations et de les faire fonctionner.

Négociation

L’organisateur d’événements est probablement issu du secteur de l’hôtellerie, de l’événementiel ou du tourisme. Cela signifie qu’il a des années d’expérience dans les relations avec les fournisseurs ou, peut-être, qu’il a été du côté du fournisseur d’une manière ou d’une autre. L’essentiel est qu’il connaisse les marges, qu’il sache quand il est possible de négocier sans compromettre la qualité. 

J’aime voir un organisateur d’événements comme un couteau suisse et la capacité de négociation est peut-être la lame la plus aiguisée de toutes.

Compétences en matière de planification et d’organisation 

Tout professionnel doit avoir d’excellentes capacités d’organisation. Si vous souhaitez créer votre événement par vous-même mais que vous ne savez pas par où commencer, de nombreux professionnels proposent des conseils pour lancer la planification. Il s’agit essentiellement d’une réunion au cours de laquelle vous passez en revue ensemble les points essentiels à prendre en compte lors de la planification de tout type d’événement. Ce service est généralement proposé aux couples lors de la préparation de leur mariage. 

Naturellement, vous ne bénéficiez pas de l’ensemble des talents, mais vous avez la possibilité de prendre un bon départ.

Gestion du budget

Engager un organisateur ou agence est un investissement. Vous investissez dans les capacités de gestion d’un professionnel, ainsi que dans un événement sans stress.

Le coût de la collaboration avec une agence, une wedding planner ou autre, peut varier, mais il devrait se situer entre 10 et 20 % de votre budget total. 

L’agence ou personne gérera votre budget, vous fera faire des économies, négociera pour vous et vous proposera des alternatives afin que vous obteniez ce que vous voulez.

Lorsque vous organisez un événement où les émotions sont en jeu, il est toujours préférable qu’un tiers s’occupe des aspects financiers pour vous.