Les invitations en 3 étapes incontournables

Andrew Grant a dit très lucidement « On n’a jamais une deuxième chance de faire une première impression ». Eh bien, les invitations ont tout à voir avec la première impression, car c’est aussi un aperçu de votre événement.

Lorsque l’on organise soi-même un événement, qu’il s’agisse d’un mariage ou d’une sortie d’entreprise, on se pose toujours des questions sur la manière dont on va partager toutes les informations avec les invités.

De nos jours, les invitations numériques liées à un site web sont plus courantes et plus pratiques, mais même lorsque la technologie est une alliée, il y a quelques règles à prendre en considération. 

Si vous organisez votre événement sans l’aide d’un professionnel, jetez un coup d’œil à cet article. Il vous aidera peut-être à prendre un bon départ.

1ère étape: conception

Avant de nous plonger dans le protocole et le travail pas si drôle à faire, soyons créatifs ! 

Malgré l’absence d’un thème spécifique pour l’événement, j’aime voir un fil conducteur tout au long de ceci. 

Que vous utilisiez des invitations papier ou numériques (ou une combinaison des deux), le design global doit être harmonieux. 

Par exemple, essayez d’utiliser la même police, la même couleur et le même type d’images pour l’envoi des informations (save the date, invitation, programme, etc.). Vous pouvez facilement créer un logo et l’utiliser dans toute la communication.

En maintenant la cohérence et l’uniformité, les invités seront en mesure d’identifier la source de l’information même sans voir votre nom. Aussi, c’est beau. 

Aujourd’hui, nous avons accès à des outils comme Canva qui est gratuit, facile à utiliser et propose de nombreux modèles que vous pouvez utiliser et personnaliser. 

2ème étape: contenu

Certains détails peuvent changer entre un événement d’entreprise et un événement social, comme un mariage. Néanmoins, une règle d’or restera toujours la communication claire. 

Les invitations doivent comporter le nom de l’événement (ou le nom complet des mariés), le nom de l’hôte, le lieu, la date, l’heure du premier événement (cérémonie, cocktail, etc.), le RSVP et, parfois, le code vestimentaire (sauf pour un mariage). C’est tout, rien de plus. 

Noms 

Une fois que vous avez choisi le style de vos invitations, il y a du travail à faire. Vous devrez collecter au préalable toutes les informations relatives à vos invités. 

Cet exercice pourrait être plus facile si nous parlons d’un événement d’entreprise, où normalement tout est déjà numérisé et les informations sont déjà collectées. En revanche, pour les événements sociaux, il s’agit d’un travail méticuleux. 

Lorsque vous organisez vous-même des événements, je vous recommande vivement de créer une liste dans laquelle vous pourrez saisir toutes les données : titre, nom, prénom, téléphone, etc. 

Avant d’envoyer une invitation, vérifiez l’orthographe du nom, si l’adresse postale ou l’adresse électronique sont toujours valables, et demandez un numéro de téléphone, car il peut également être nécessaire.

Vous devez également vérifier s’il y a un titre : outre « Madame et Monsieur » ou « Famille », il peut y avoir « Docteur », « Honorable », etc.

Voici d’autres règles d’étiquette :  

• Les couples mariés sont invités ensemble ainsi que les familles qui vivent à la même adresse (enfants mineurs). Si une personne de la même famille vit désormais seule, elle doit recevoir une invitation séparée. 
• Si le couple porte le même nom de famille, vous devez écrire en premier le nom de la personne qui porte le nom de famille. Par exemple « Mme et M. John Smith ».
• Si le couple a un nom de famille différent ou si l’un d’eux a un titre particulier, vous devez alors écrire le nom complet de chacun d’eux. Je tiens à souligner que le titre est plus important que le sexe. Si c’est la femme qui est médecin, vous devez écrire « Docteur Mélanie et M. John Smith ».
• Pour les couples non mariés, vous devez écrire chaque nom sur une ligne différente. 
• Pour les invités célibataires, il est agréable d’inclure le +1 de vos invités si vous n’avez pas de nom ou si celui-ci est incertain. « M. John Smith et son invité »
• Le nom entier doit être écrit au milieu de l’enveloppe. Il est essentiel que les invités se sentent importants. N’abrégez pas le nom. 
• Adresse postale juste en dessous du nom, de manière très compréhensible. Encore une fois, évitez les abréviations.
• Mentionnez toujours les coordonnées de l’expéditeur au dos de l’enveloppe. C’est important pour le suivi au cas où elle serait retournée. 

Lieu, date et heure

Naturellement, vous devez mentionner où et quand l’événement aura lieu. Si le lieu est « secret », vous devez indiquer le point de rencontre et l’heure de départ.

Pour les événements qui durent plus d’une journée, je vous suggère de créer un programme indiquant toutes les activités avec le lieu et l’heure.  

En ce qui concerne les événements sociaux, où il peut y avoir un cocktail suivi d’un dîner/une fête, vous devez simplement indiquer l’heure à laquelle le cocktail commence.

Tenue vestimentaire 

Les codes vestimentaires sont appréciés par les invités lorsqu’ils sont précisés dans l’invitation. Cela vous évitera également de perdre du temps à répondre à des questions à ce sujet avant le jour J.

Il existe de nombreuses options pour un code vestimentaire. Si vous organisez un événement de deux ou trois jours, indiquez la tenue pour chaque jour : « black tie », « formel », « cocktail » ou « décontracté ».

Parfois, il est utile d’ajouter des images ou des photos de ce que vous souhaitez comme tenue, surtout maintenant que nous voyons tant de sous-catégories et d’interprétations libres. 

RSVP

Il convient d’indiquer comment et à quelle date les invités doivent répondre. Il peut s’agir d’une carte et d’une enveloppe séparées dans l’invitation, d’un email, d’un téléphone, d’un site Web, etc. 

Si vous optez pour le tout papier, je vous recommande de le faire séparément, avec une carte indiquant le +1 et éventuellement des exigences alimentaires. 

Le RSVP pourrait également être un lien vers un site Web où chaque invité devra remplir les mêmes informations. 

Une fois la date limite passée, et s’il vous manque des réponses, vous pouvez toujours faire un suivi directement auprès des invités.

Site web

La création d’un site web facilite grandement la diffusion de l’information, y compris les modifications tout au long et les changements de dernière minute (n’oubliez pas que nous sortons tout juste d’une pandémie). Tout ce que je viens de mentionner peut également se trouver sur un site web : RSVP, programme, code vestimentaire, lieu, etc. 

Si vous en faites un, mentionnez-le dans l’invitation ou mettez un lien vers celui-ci s’il est numérique. Si vous en faites un, mentionnez-le dans l’invitation ou mettez un lien vers celui-ci s’il s’agit d’une invitation numérique. Cependant, sachez que tous les invités ne le liront pas et que vous devrez peut-être répéter plusieurs fois où trouver l’information pendant le processus d’organisation.

3ème étape: distribution

Je trouve que distribuer personnellement des invitations est très romantique et élégant. Bien que je comprenne que parfois ce n’est pas possible de le faire et que cela demande beaucoup de temps et d’efforts.

Quand faut-il envoyer une invitation ?

La tradition veut que vous envoyiez vos invitations entre 6 et 8 semaines avant l’événement. Ce délai donne aux invités suffisamment de temps pour s’organiser.

Néanmoins, s’il s’agit d’un événement dans une destination lointaine (par exemple, un mariage), je suggère de les envoyer minimum 5 mois à l’avance.

Save the Date

Le terme « Save the Date » signifie en fait réserver officiellement une date pour un événement à venir. Même si vous n’avez pas encore toutes les informations, vous pouvez les envoyer pour que vos invités sachent que quelque chose va se passer et quand. 

Je vous conseille vivement d’envoyer un Save the Date. Selon le type d’événement, vous pouvez l’envoyer 5 à 6 mois avant. S’il s’agit d’un mariage à destination, je dirais 12 à 10 mois à l’avance. 

N’oubliez pas qu’il n’est jamais trop tôt pour informer vos invités de votre fête, et que certains d’entre eux l’apprécieront même. 

Le Save the Date devrait inclure le nom ou la nature de l’événement, la date, la ville et le lieu si vous l’avez déjà. Vous pouvez également mentionner qu’une invitation officielle suivra.

Quelle doit être la date limite de réponse ?

Une fois encore, cela dépend de la nature de votre événement et du niveau de personnalisation que vous proposez. Par conséquent, vous voudrez peut-être avoir la liste confirmée à l’avance. Il n’y a pas de règle fixe, mais je dirais entre 6 et 3 semaines avant l’événement.

Conseil : lorsque vous préparez le papier à envoyer, il est préférable de fermer l’enveloppe avec des timbres ou des autocollants spécialement conçus en rapport avec l’événement.