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Andrew Grant a dit très lucidement « On n’a jamais une deuxième chance de faire une première impression ». Eh bien, les invitations ont tout à voir avec la première impression, car c’est aussi un aperçu de votre événement.

Lorsque l’on organise soi-même un événement, qu’il s’agisse d’un mariage ou d’une sortie d’entreprise, on se pose toujours des questions sur la manière dont on va partager toutes les informations avec les invités.

De nos jours, les invitations numériques liées à un site web sont plus courantes et plus pratiques, mais même lorsque la technologie est une alliée, il y a quelques règles à prendre en considération. 

Si vous organisez votre événement sans l’aide d’un professionnel, jetez un coup d’œil à cet article. Il vous aidera peut-être à prendre un bon départ.

1ère étape: conception

Avant de nous plonger dans le protocole et le travail pas si drôle à faire, soyons créatifs ! 

Malgré l’absence d’un thème spécifique pour l’événement, j’aime voir un fil conducteur tout au long de ceci. 

Que vous utilisiez des invitations papier ou numériques (ou une combinaison des deux), le design global doit être harmonieux. 

Par exemple, essayez d’utiliser la même police, la même couleur et le même type d’images pour l’envoi des informations (save the date, invitation, programme, etc.). Vous pouvez facilement créer un logo et l’utiliser dans toute la communication.

En maintenant la cohérence et l’uniformité, les invités seront en mesure d’identifier la source de l’information même sans voir votre nom. Aussi, c’est beau. 

Aujourd’hui, nous avons accès à des outils comme Canva qui est gratuit, facile à utiliser et propose de nombreux modèles que vous pouvez utiliser et personnaliser. 

2ème étape: contenu

Certains détails peuvent changer entre un événement d’entreprise et un événement social, comme un mariage. Néanmoins, une règle d’or restera toujours la communication claire. 

Les invitations doivent comporter le nom de l’événement (ou le nom complet des mariés), le nom de l’hôte, le lieu, la date, l’heure du premier événement (cérémonie, cocktail, etc.), le RSVP et, parfois, le code vestimentaire (sauf pour un mariage). C’est tout, rien de plus. 

Noms 

Une fois que vous avez choisi le style de vos invitations, il y a du travail à faire. Vous devrez collecter au préalable toutes les informations relatives à vos invités. 

Cet exercice pourrait être plus facile si nous parlons d’un événement d’entreprise, où normalement tout est déjà numérisé et les informations sont déjà collectées. En revanche, pour les événements sociaux, il s’agit d’un travail méticuleux. 

Lorsque vous organisez vous-même des événements, je vous recommande vivement de créer une liste dans laquelle vous pourrez saisir toutes les données : titre, nom, prénom, téléphone, etc. 

Avant d’envoyer une invitation, vérifiez l’orthographe du nom, si l’adresse postale ou l’adresse électronique sont toujours valables, et demandez un numéro de téléphone, car il peut également être nécessaire.

Vous devez également vérifier s’il y a un titre : outre « Madame et Monsieur » ou « Famille », il peut y avoir « Docteur », « Honorable », etc.

Voici d’autres règles d’étiquette :  

Lieu, date et heure

Naturellement, vous devez mentionner où et quand l’événement aura lieu. Si le lieu est « secret », vous devez indiquer le point de rencontre et l’heure de départ.

Pour les événements qui durent plus d’une journée, je vous suggère de créer un programme indiquant toutes les activités avec le lieu et l’heure.  

En ce qui concerne les événements sociaux, où il peut y avoir un cocktail suivi d’un dîner/une fête, vous devez simplement indiquer l’heure à laquelle le cocktail commence.

Tenue vestimentaire 

Les codes vestimentaires sont appréciés par les invités lorsqu’ils sont précisés dans l’invitation. Cela vous évitera également de perdre du temps à répondre à des questions à ce sujet avant le jour J.

Il existe de nombreuses options pour un code vestimentaire. Si vous organisez un événement de deux ou trois jours, indiquez la tenue pour chaque jour : « black tie », « formel », « cocktail » ou « décontracté ».

Parfois, il est utile d’ajouter des images ou des photos de ce que vous souhaitez comme tenue, surtout maintenant que nous voyons tant de sous-catégories et d’interprétations libres. 

RSVP

Il convient d’indiquer comment et à quelle date les invités doivent répondre. Il peut s’agir d’une carte et d’une enveloppe séparées dans l’invitation, d’un email, d’un téléphone, d’un site Web, etc. 

Si vous optez pour le tout papier, je vous recommande de le faire séparément, avec une carte indiquant le +1 et éventuellement des exigences alimentaires. 

Le RSVP pourrait également être un lien vers un site Web où chaque invité devra remplir les mêmes informations. 

Une fois la date limite passée, et s’il vous manque des réponses, vous pouvez toujours faire un suivi directement auprès des invités.

Site web

La création d’un site web facilite grandement la diffusion de l’information, y compris les modifications tout au long et les changements de dernière minute (n’oubliez pas que nous sortons tout juste d’une pandémie). Tout ce que je viens de mentionner peut également se trouver sur un site web : RSVP, programme, code vestimentaire, lieu, etc. 

Si vous en faites un, mentionnez-le dans l’invitation ou mettez un lien vers celui-ci s’il est numérique. Si vous en faites un, mentionnez-le dans l’invitation ou mettez un lien vers celui-ci s’il s’agit d’une invitation numérique. Cependant, sachez que tous les invités ne le liront pas et que vous devrez peut-être répéter plusieurs fois où trouver l’information pendant le processus d’organisation.

3ème étape: distribution

Je trouve que distribuer personnellement des invitations est très romantique et élégant. Bien que je comprenne que parfois ce n’est pas possible de le faire et que cela demande beaucoup de temps et d’efforts.

Quand faut-il envoyer une invitation ?

La tradition veut que vous envoyiez vos invitations entre 6 et 8 semaines avant l’événement. Ce délai donne aux invités suffisamment de temps pour s’organiser.

Néanmoins, s’il s’agit d’un événement dans une destination lointaine (par exemple, un mariage), je suggère de les envoyer minimum 5 mois à l’avance.

Save the Date

Le terme « Save the Date » signifie en fait réserver officiellement une date pour un événement à venir. Même si vous n’avez pas encore toutes les informations, vous pouvez les envoyer pour que vos invités sachent que quelque chose va se passer et quand. 

Je vous conseille vivement d’envoyer un Save the Date. Selon le type d’événement, vous pouvez l’envoyer 5 à 6 mois avant. S’il s’agit d’un mariage à destination, je dirais 12 à 10 mois à l’avance. 

N’oubliez pas qu’il n’est jamais trop tôt pour informer vos invités de votre fête, et que certains d’entre eux l’apprécieront même. 

Le Save the Date devrait inclure le nom ou la nature de l’événement, la date, la ville et le lieu si vous l’avez déjà. Vous pouvez également mentionner qu’une invitation officielle suivra.

Quelle doit être la date limite de réponse ?

Une fois encore, cela dépend de la nature de votre événement et du niveau de personnalisation que vous proposez. Par conséquent, vous voudrez peut-être avoir la liste confirmée à l’avance. Il n’y a pas de règle fixe, mais je dirais entre 6 et 3 semaines avant l’événement.

Conseil : lorsque vous préparez le papier à envoyer, il est préférable de fermer l’enveloppe avec des timbres ou des autocollants spécialement conçus en rapport avec l’événement.

by Gabriela Buser

Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous vous trouvez, vous avez très probablement connu un changement dans vos habitudes quotidiennes au cours des deux dernières années.
L’annulation des célébrations a été l’une des parties les plus décevantes du COVID. Nous avons essentiellement travaillé sans autre récompense que notre salaire : pas de restaurant, pas de voyages et pas de fêtes.
Le fait que certaines personnes aient été contraintes de travailler à domicile a également créé un sentiment d’isolement. Le team-building est une excellente occasion de se réunir et d’apprendre à se (re)connaître.

« Se réunir est un début. Rester ensemble est un progrès. Travailler ensemble est un succès.  » Henry Ford

Pourquoi organiser un team-building ?

Une entreprise peut tirer un grand bénéfice des activités de team-building. Il est prouvé que les tâches de groupe augmentent la communication entre les collègues mais aussi la productivité, la motivation et la collaboration. Et, qui sait ? Vous découvrirez peut-être des compétences secrètes au sein de votre personnel.
 
Il existe une longue liste d’exercices intéressants à réaliser lors d’une sortie d’équipe. En fonction de votre objectif pour la journée, l’organisateur d’événements ou la société que vous engagez adaptera le programme en conséquence.
 
Il est important de comprendre l’objectif de la journée avant de s’y mettre. Voici quelques points auxquels vous pouvez songer à améliorer ou sur lesquels vous pourriez travailler lors d’une sortie de team-building :

Socialisation
Nous avons réduit le nombre d’interactions sociales au cours des deux dernières années. C’est le moment idéal pour reprendre toutes vos anciennes habitudes ou même en créer de toutes nouvelles.
  
Tout type d’organisation doit apprendre à connaître ses employés. Il faut savoir à quoi ressemble leur vie en dehors de l’environnement de travail, leur famille, leurs loisirs, etc. 
Une fois que nous comprenons mieux nos collègues, la collaboration quotidienne devient plus facile. Nous avons souvent tendance à juger les gens trop rapidement sans vraiment prendre le temps d’une conversation significative.

Communication et travail d’équipe
C’est l’un des principaux objectifs de toute journée de consolidation d’équipe. Toute entreprise souhaite que ses employés s’entendent bien et renforcent leur communication.
En jouant à des jeux dans lesquels chacun doit se mêler aux autres départements, une communication plus fluide s’établira entre les différents départements, ce qui enfin profitera à l’organisation.
 
En outre, comme les employés ne sont pas au bureau, ils peuvent se parler plus facilement. Cela leur permet de faire face à leurs frustrations quotidiennes et de résoudre les conflits.

Augmenter les performances
Après avoir effectué une série de journées de team-building, vous en apprendrez certainement davantage sur les forces, les faiblesses et les intérêts de chaque employé. Par conséquent, vous serez mieux armé pour décider de la manière de consolider l’équipe pour chaque projet et de la façon dont ils collaboreront aux progrès futurs de l’entreprise.
 
Les cultures de travail positives naissent lorsque chacun donne le meilleur de lui-même. Aucune équipe n’est identique à une autre, et aucun individu ne possède les mêmes compétences. Vous serez en mesure de réaliser le potentiel collectif de votre équipe lorsque vous saurez reconnaître et encourager chacun dans son potentiel individuel.

Leadership
Il existe peut-être des perles cachées dans votre entreprise et, comme mentionné précédemment, certains exercices vous aideront à mieux comprendre la personnalité et les compétences de vos employés.
 
Les leaders s’élèvent parfois dans des environnements différents, pas toujours dans un bureau. Le fait d’être éloigné du lieu de travail incite les gens à s’exprimer de manière authentique.
Lorsque des groupes sont créés, il y a toujours une âme Alfa qui prend la tête. Vous serez peut-être surpris de rencontrer votre prochain manager lors d’un team-building.
 
Engagement communautaire
Collaborer votre communauté est un moyen noble d’améliorer l’image de votre entreprise vis-à-vis de votre personnel, mais aussi de vos clients et de la société.
 
Il existe de nombreuses actions que vous pouvez organiser tout au long de l’année pour renforcer l’engagement sociétal, consolider la culture et le sentiment d’appartenance de votre entreprise.
De plus, l’image de votre entreprise peut être dynamisée en réalisant une activité de team-building axée sur la contribution du mieux-être de votre communauté.
 
Célébrez et appréciez
Avez-vous réussi vos objectifs cette année? Dites merci à vos employés ! L’appréciation et le remerciement sont essentielles pour fidéliser votre équipe.
Après tout, vous êtes là où vous êtes maintenant grâce à chaque personne qui travaille pour et avec vous.

À quelle fréquence une entreprise devrait-elle organiser un team building ?

Je pense que les activités qui concernent le team-building sont très important pour toute société et qu’elles devraient être programmées (et budgétisé) régulièrement. 

La fréquence de chaque team building dépendra principalement de la dynamique de votre entreprise et aussi de sa taille.  

Par exemple, pour les entreprises de 50 employés ou plus, je suggère d’organiser 2 événements du type « Célébrez et appréciez » par an. Il peut s’agir de la traditionnelle fête d’été ou d’un barbecue, ou encore de la fête de fin d’année.

Les événements d’engagement communautaire pourraient être organisés une fois par an, en choisissant la date en fonction de l’activité. Il ne devrait pas s’agir d’une activité obligatoire.

Pour le reste, cela dépendra du fonctionnement actuel de l’équipe. 

Lorsque vous organisez des team buildings pour renforcer la socialisation, la communication ou la productivité, vous pouvez les diviser en différents groupes. 

Certains départements peuvent en avoir besoin plus que d’autres, c’est pourquoi il arrive que toute l’entreprise ne soit pas impliquée.

Répartissez-les au cours de l’année, en essayant de trouver le bon équilibre et évitez de les programmer tous ensemble (nous avons tendance à le faire lorsque nous voulons profiter du printemps et de l’été). Sinon, votre équipe ne s’en réjouira pas autant que vous le souhaiteriez.

Vérifiez les vacances de l’équipe et informez-en toujours à l’avance afin que chacun puisse s’assurer de sa présence.

 » Le talent fait gagner des matchs, mais le travail d’équipe et l’intelligence font gagner des championnats.  »

 ~ Michael Jordan

Où dois-je organiser des activités de renforcement de l’esprit d’équipe ?

Toujours en dehors du bureau. 
Autant que possible, essayez d’organiser des activités en plein air. Il a été prouvé que le contact avec la nature facilite les relations interpersonnelles.
Ce n’est pas toujours facile, et bien sûr, vous devez avoir un plan de secours en cas de mauvais temps.
 
Il existe également dans chaque ville des lieux à l’intérieur assez originaux où vous pouvez faire des jeux ou même des fêtes. Je vous recommande toujours de sortir des sentiers battus et de thématiser chaque activité de team-building.
 
Si vous le pouvez, engagez une société d’événementiel pour s’occuper de la planification et de l’organisation. Vous pouvez penser que vous gagnez à le faire vous-même, mais le temps que vous y consacrez-vous coûtera beaucoup plus.
 
Cependant, si vous pensez que cela peut être géré en interne, je ne confierais pas cette responsabilité à un seul département (généralement les RH). Vous devriez constituer une équipe comprenant des cadres supérieurs et des chefs de service. Afin d’apporter un peu de créativité et d’innovation, vous avez besoin de personnes venant d’horizons différents.

Retours et résultats

Comme dans tout projet, il est important de prendre le temps d’analyser les résultats de chaque team-building à la fin du parcours.
Si vous les organisez en interne, assurez-vous que l’équipe reçoit un retour des participants, vos impressions pouvant être différentes de celles des membres.
Les résultats peuvent arriver plus tard dans l’année et se développer progressivement, vous devez simplement continuer à observer et à ajuster. Et n’oubliez pas que vous pouvez toujours faire mieux la prochaine fois.
 
Amusez-vous bien !

Vous voulez en savoir plus sur la planification et l’organisation d’un Team-Building ?

by Gabriela Buser

Établir un budget n’est pas une tâche facile, ce n’est pas non plus une partie de plaisir, mais il est important de le faire correctement lorsque l’on organise un mariage sans l’aide d’un professionnel. J’ai compilé quelques idées qui pourraient vous aider à démarrer l’organisation de votre mariage et même à y prendre plaisir.

CREDITS @EMILIEGARCINPHOTOGRAPHE

En organisant des mariages, j’ai remarqué que la plupart des couples avaient du mal à partager avec moi les informations relatives à leur budget lors de notre première rencontre.

Qu’ils n’y aient pas encore pensé ou qu’ils soient intimidés par la question, c’était presque toujours un moment difficile de la conversation.

En réalité, le budget est l’un des aspects les plus critiques du processus d’organisation du mariage. Il est essentiel de le rendre réaliste afin que vous puissiez déterminer combien vous pouvez dépenser pour les différents aspects de votre journée.

Par où commencer quand on ne l’a jamais fait ? 

J’aime penser le budget comme un outil dynamique, je dirais donc qu’il est sage de commencer par une estimation et de l’ajuster ensuite selon les besoins. De cette façon, vous aurez une meilleure idée de ce que vous pouvez vous permettre et de ce que vous devrez peut-être laisser de côté ou revoir.

Si vous avez choisi un organisateur professionnel pour vous aider à organiser votre mariage, il peut vous aider à le gérer. Ils peuvent tenir à jour un tableau concernant les charges prévisionnels et cordonner tous les fournisseurs impliqués dans la réalisation de cette journée. Il veillera également à ce que vous ne vous laissiez pas emporter par des extras coûteux et que vous vous en teniez à vos plans initiaux. 

Que devez-vous inclure dans votre budget ?

Absolument tout.

Si vous organisez votre mariage vous-même, vous devrez inclure tous les détails dans votre tableau budgétaire. Pour cela, vous pouvez simplement utiliser une feuille Excel.

Il s’agit d’un exercice de réflexion profonde à faire avec votre moitié. Cependant, vous pouvez également demander des conseils à vos amis mariés pour vous assurer de couvrir toutes les dépenses potentielles.

Comme je l’ai dit précédemment, il s’agit d’un instrument dynamique, que vous pourrez donc ajuster chaque fois que vous confirmerez un service.

Comment respecter le budget ?

Il s’agit d’une question délicate et c’est pourquoi il est si important de déterminer à l’avance le montant maximum que vous allez investir dans votre mariage.

Le jour du mariage est un moment émotionnel et sensible. Lorsque les émotions sont impliquées, nous, les humains, avons tendance à prendre des décisions que nous regrettons par la suite.

Pour vous en tenir à votre plan initial tout en restant fidèle à vous-même, je vous suggère de dresser une liste restreinte de quelques points non négociables. Par exemple, si vous souhaitez un lieu avec vue sur la mer ou un DJ ou un groupe célèbre. En connaissant vos points non négociables, vous pourrez prendre des décisions plus facilement.

…mais comment savoir ce que sont vos points non négociables (deal breakers)?

Pour certains couples, le critère décisif sera l’animation de la soirée. Ils préfèreront un menu à trois plats plutôt qu’un repas à six plats, en se concentrant sur le groupe ou le DJ, qui divertira leurs invités toute la nuit.

D’autres, comme moi, donneront la priorité à la restauration. En raison de notre expérience professionnelle, nous avons dit dès le début que nous voulions avoir l’un des meilleurs services traiteur et cela a marché ! Même aujourd’hui, bien des années plus tard, les gens me parlent encore des canapés. 

Décider de ce qui est significatif pour vous au début de la phase de planification vous aidera tout au long du processus d’organisation. Ce n’est pas un exercice facile lorsque vous n’avez pas l’habitude de planifier des événements, mais vous pouvez vous souvenir de mariages passés ou d’autres événements sociaux auxquels vous avez été invités ensemble, et noter ce que vous avez aimé et ce que vous n’avez pas aimé. Parfois, il est plus facile de savoir ce que vous ne voulez pas, et ensuite, vous prenez le relais.

Séparons les services

Comme tous les couples, tous les mariages sont différents. Si vous vous sentez un peu perdu et ne savez pas par où commencer, la ventilation de couts proposée ci-dessous peut vous aider.

Avant de nous plonger dans chaque catégorie, gardez à l’esprit qu’il ne s’agit que d’un exemple et que vous pouvez bien sûr jouer avec.

Lieu 10 %

Selon l’endroit où vous choisissez de célébrer votre mariage, ce coût augmentera ou diminuera.

En Suisse, les lieux donnant sur le lac avec des espaces extérieurs sont plus chers que les autres. Il en va de même pour les destinations telles que la Côte d’Azur ou la Côte amalfitaine. 

Malgré cela, il existe toujours d’autres moyens d’obtenir le lieu de vos rêves. 

Si vous faites preuve d’une certaine souplesse quant aux dates, je suis sûr que vous pourrez négocier le coût de la location. 

Éviter la haute saison ou demander un autre jour de semaine que le samedi est une bonne façon de commencer.

Traiteur 30 %

Personnellement, c’est l’un des services les plus importantes. Vous devez vous sentir à l’aise avec votre fournisseur et demander de la transparence : qu’est-ce qui est inclus dans le menu ? Vérifiez tous les points avec lui : l’open bar est-il inclus ? Le gâteau l’est-il aussi ? Qu’en est-il du service et des heures supplémentaires ?

Certains lieux de réception vous demandent d’utiliser leur propre fournisseur, ce qui peut s’avérer utile, car ils connaissent déjà les lieux et vous épargneront des frais supplémentaires.

Décoration 15 %

La décoration peut modifier tout le look et l’ambiance de votre mariage. En fonction du lieu et de la décoration que vous choisissez, cela peut également représenter un coût important.

Certains lieux, comme les hôtels, proposent des forfaits mariage incluant une décoration florale. 

Art de la table 10%

Selon le traiteur que vous choisissez, vous n’aurez peut-être pas à louer de vaisselle, de verres, etc. Cependant, mon expérience de ces dernières années m’a appris que les traiteurs n’incluent (quand ils le font) que les sets blancs de base.

Le diable est dans les détails, et les détails font la différence pour une journée mémorable.

Papeterie 5%

Faire-part de mariage, invitations, programmes, menus, etc. Que vous souhaitiez tout imprimer ou utiliser des invitations numériques, gardez un pourcentage de votre budget pour faire appel à un graphiste professionnel. 

Animation 20%

Un DJ ou un groupe de musique ? J’inclurais également dans les divertissements le photographe et le vidéographe, ainsi que le célébrant au cas où vous en auriez besoin. 

Autres 10 %

Ce dernier point comprendra tous les services qui seront liés aux points ci-dessus et à vos décisions : transport, cadeaux des invités, assurance, sécurité, etc.

Une erreur fréquente est d’oublier les « imprévus ». C’est normal, car organiser un mariage par soi-même n’est pas une tâche facile. Anticiper l’inattendu est un défi lorsque vous n’êtes pas un organisateur professionnel. Gardez à l’esprit que des surprises peuvent survenir à la dernière minute et que vous aurez besoin de cet argent supplémentaire. 

La créativité n’est pas limitée par le budget 

J’adore cette phrase et je la répète souvent à mes clients. De nos jours, l’Internet a beaucoup à offrir en termes d’idées, et si vous êtes un bricoleur, il n’y a pas de limite.

Oui, vous allez passer beaucoup de temps sur Pinterest, à chercher des options et à négocier. Néanmoins, cela pourrait être une expérience amusante à partager avec votre moitié.

Enfin, le conseil le plus pratique que je puisse donner aux couples qui organisent leur mariage seuls est de créer une « équipe de choc ». Dans les jours qui précèdent le jour du mariage, vous aurez besoin de vos amis les plus proches et de votre famille pour vous aider à faire en sorte que tout se passe bien.

Il ne me reste que vous souhaiter du courage et de bien profiter de cette aventure ! 

By Gabriela Buser

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